OFFICE办公中的常见误区，你中招了吗？

说道OFFICE办公软件相信大家都很熟悉，它可以说是我们日常学习、工作中最常用到的办公软件之一，那你是真的会使用OFFICE办公软件吗？临近新年了，大家又要信心满满地给自己的人生设目标啦！今天小编就给大家列举几个经常见到的OFFICE办公软件操作误区，助你轻松使用OFFICE办公软件，提升工作效率。

OFFICE办公中的常见误区

误区1. “格式刷”一刷到底，大文档不适合用“格式刷”一刷到底

我们经常看到有些网友用格式刷一刷到底，虽然对于小文章而言，偶尔用一两次倒也无伤大雅。但对于那些十几页乃至几十页的大文档来说，通过格式刷去“刷格式”是不正确的！

正确的做法，是借助Word的样式修改功能。编写时，打开样式面板，然后赋予不同的段落以不同样式。后期如果发现某一段落格式存在问题时，只要右击所对应的样式→“修改”。转眼间，文档里所有应用该样式的段落便会自动应用新格式了。

误区2. 通过回车键换页

长文档编辑时，常会遇到断页的问题，经常能够见到一些人用一大堆回车把两个页面分开。假如你后期还要对文档进行格式修改的话，这些手工断开的“页面”，很可能又会连接到一起，严重影响文档的处理效率。

正确做法是，在前一页结束后，点击“插入”→“分页”符将两组页面分开。经过这种方法处理过的文档，无论前后格式如何变化，都再也不会“粘合”到一起了。

误区3. 通过空格设置首行缩进

有些网友为了图省事，经常会用两个空格代替首行缩进。其实这样的做法，一来并不快捷，二来也会给后期编排带来诸多麻烦。

正确的做法是，全选整篇文档，点击“开始”→“段落”右下角的小箭头，然后在“缩进”标签下选择“首行缩进”。确定之后，所有段落的首行就统一完成缩进了。

同时这一方法的另一个好处，是用户后期可以随时通过标尺调整缩进值，高效且便捷。

误区4. 手工输入页码数

这也是一个普遍性问题，有些网友出于方便，通过文本框手工添加文档页码。一方面文本框法效率低下，另一方面假如文章有所删改，那么页码就要重新计算，非常麻烦。

正确的做法是，在文档撰写完毕后，通过“插入”→“页码”为文档加入页码。这样处理过的文档，页码会根据文章字数自动变更，同时外观也会比手工制作更具灵活性。

误区5. 手工制作目录

很多人都知道word内置了一项目录功能，但总有人不明白，为什么自己点击目录后（“引用”→“目录”），总是弹不出需要的内容！其实原因很简单，那就是目录是依赖于大纲创建的，如果你的文档事先没有建立好对应的段落等级，自然是出不来想要的目录的。

其实这里的样式便内嵌了段落等级。通过将不同段落设置为不同样式，我们便已经为文档建立了合适的大纲。此时，如果点击“引用”→“目录”，即可自动生成想要的目录。

误区6. 多单元格输入相同数据

Excel中常会遇到多单元格输入相同数据的情况，通常大家都会使用自动填充功能，但对于那些不连续的单元格，自动填充就爱莫能助了，只能一个挨一个地手工录入。

　　其实Excel是有非连续单元格快速输入法的，方法是按住Ctrl键将所有要输入的单元格选中（连续、非连续均可），然后在其中一个单元格内输入内容，击打Ctrl+Enter。好了，是不是现在所有的选中单元格都填入了你想要内容！

误区7. 手工删除文档空行

有些从网上下载的文章，会包含很多空行，通常网友们的做法是手工一个个删除，不过这种方法效率低且特别容易出错。

网上下载的文档通常都是这种样子

正确的做法是，点击“编辑”→“替换”，然后分别在“查找内容”与“替换为”框中输入“^P^P”及“^p”，最后点击“全部替换”。转眼间，多余的空行就这样被删除了。

通过“特殊格式”按钮设置需要查找与替换的内容

同理Excel也可以实现类似的操作，只不过调用的命令改成了“定位条件”→“空值”，最后将筛选出来的空行手工删除即可。

正确使用办公软件里的一些功能，不仅能够让日常操作更便捷，同时也会极大地提升工作效率。新的一年，让我们的工作效率也来提提速吧！